Hayatımın 4 yılını Proje Yönetimi disiplininde çalışarak harcadım. Bu hususta belli ölçüde deneyimlerim oldu. Kısaca şöyle bir yazarak düşünerekten anlatayım.

Öncelikle proje kavramına bir bakalım. Proje’nin özellikleri:

  1. Bir başlangıç ve bitiş tarihi vardır. Dolayısıyla zaman süreci mevcuttur.
  2. Tek sefere mahsus bir durumdur.
  3. Sonucunda bir çıktı elde edilir. Yani bir amaca yöneliktir.

Proje Yönetimi kolay bir disiplin gibi görülebilir. Aslında oldukça zorlayıcı yanları mevcuttur. Ama belli kurallar çerçevesinde yaparsanız çok kolay olabilir. Dolayısıyla sistematik gitmeniz gerekmektedir.

Öncelikle Projenizin niteliğine göre yönetim metodolojinizi belirlemeniz gerekir. Yani bir yazılım projesi ile bir santral inşaatı projesi aynı şekilde yönetilemez. Çünkü yönetilmesi gereken durumlar fark göstermekte ve yönetim ihtiyaçları değişiktir.

Agile, Prince2, PMBOK gibi metodolojiler mevcuttur. Bu metodolojilerden size uygun olanı seçmeniz öncelikli çalışmanız olması gerekmektedir.

Daha sonrasında oturup proje için gerekli olacak faaliyetleri belirlemeniz gerekmektedir. Kısaca bir breakdown structure oluşturmalısınız. Bunu yaparak aslında bir çerçeve (Scope) oluşturmaktayız kendimize.

Daha sonrasında faaliyetlerin süreçleri ve birbirleri arasındaki ilişkileri değerlendirmeniz gerekiyor. Tüm bunları Gantt Chart dediğimiz bir yapıya oturtmanız lazım. Gantt chart sizin çok kullanacağınız bir yapı olacaktır. Onun çok ustaca hazırlamalı ve detaylı bir şekilde olmalı ki iyi takip edesiniz süreci.

Burada paralel, artçı öncül faaliyetlerin çok iyi tanımlanması gerekiyor.

Yazılım olarak MS Project oldukça yaygın kullanılan bir yazılımdır. Onunla başlayabilirsiniz. Ama günümüzde web-based bir çok yazılım bulunmaktadır. (Click up, Asana, Trello vb. yazılımları da inceleyebilirsiniz.)

Gantt Charta kaynakları da atayabilirsiniz eğer kullandığınız yazılım izin veriyorsa. Bu kaynaklar nelerdir özellikle? 1) İnsan 2) Meta 3) Zaman (zamanı zaten atamıştım ama o da bir kaynak olduğunu belirtmek için buraya tekrardan yazdım.)

Düzgün ve detaylıca süreçleri hazırladıktan sonra Gantt chartınızı kullanmaya başlayabilirsiniz. Gantt chartınızın bir özelliği de size CPM (critical path method) kullanarak önemli faaliyetleri / asıl izlenmesi gereken faaliyetleri çıkartmanız olacaktır.

MPM ile de istatistiki olarak faaliyetlere yaklaşabilirsiniz.

Bu arada dökümantasyon da çok önemlidir proje yönetiminde. Aylık ve Haftalık hatta günlük raporlar unutulmamalıdır. Aynı zamanda içinde bulunulan sektöre dair watchdog faaliyetleri de yapılmalıdır.

Bir projenin 3 ana kolu vardır:

  1. Mevzuat: Projenin içinde bulunduğu uzayın kuralları gibidir. Bu konuya çok iyi hakim olunması gerekmektedir.
  2. Teknik: Projenin gerçekleşmesi için gerekli teknik altyapının çok iyi bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir.
  3. Finans: Projenin hayata geçebilmesi için sermayesel yapının yönetilmesi konusudur. Proje için hayati bir noktadır.

Gelelim bir projenin yönetimsel olarak yönetilmesi gereken kısımlarına:

  1. İş Önceliklendirmeleri: Paralel faaliyetlerle çalışırken örneğin onları insan kaynağının zaman kullanımları paralel gitmediği için sırayla yapacaklar dolayısıyla bir önceliklendirme / sıraya sokma durumu söz konusu olacaktır. İşte bunun düzgün bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir.
  2. Proje Zamanlaması: Zamanlama yönetimi çok önemlidir. Kimi yerde COD (Commercial Operation Date) dediğimiz kimi yerde due date deadline gibi geçen bitiş zamanına sadık kalmak gerekecektir. Bunun için de düzgün bir şekilde planlanan zaman yapısına uymamız gerekecektir.
  3. Proje Bütçesi: Maliyetlerin yönetilmesi çok önemlidir. Hazırlanan bütçe gerçekçi olması gerekmektedir ve iyi yönetilmelidir.
  4. Proje Kalitesi: Yapılan iş her ne ise onun kalitesinden ödün verilmemesi gerekmektedir. Nasıl yapılacağı ayrı bir uzmanlık konusudur.
  5. İnsan Kaynağı: Bir projeye başlamak aynı zaman bir proje ekibi yaratmak demek olacağı için, bir ekibin yönetimine dikkat etmek gerekmektedir. Burada team building kavramları çok önemlidir.
  6. İletişim: Projede ekiplerin birbiri arasındaki iletişim çok önemlidir. Bu iletişim çok iyi düzenlenmelidir.
  7. Stakeholder Engagement / Paydaş Etkileşimi: Oldukça önemli bir kavramdır. Proje paydaşlarının çok iyi tespit edilmesi ve onlarla sürekli iletişim halinde olunması gerekmektedir.
  8. Risk Değerlendirmesi: Proje risk unsurları çok belirlenmeli ve mitigate etmek için gerekli önlemler alınmalıdır.
  9. Dökümantasyon (Arşivleme, Raporlama vb.): Bu kavramların çok iyi düzenlenmeli ve herhangi bir şey atlanmamalıdır.

Görüldüğü üzere çok boyutlu ve tek başına sanki koca bir holdingin tüm birimleri bir ofise sığdırılmış gibi hareket edilmektedir bir proje yönetim ofisinde.

Proje yönetimi eğlenceli bir disiplindir. Fakat bir standart fabrika üretimi gibi sürdürülebilir bir çalışma ortamı yoktur. Dolayısıyla proje bittiğinde yeni projelere yelken açarsınız. Bu kısmını unutmayınız lütfen bu disipline dalmayı düşünüyorsanız.

İleriki yazılarımda Agile, PMBOK, SCRUM gibi kavramlara değineceğim. Şimdilik bu kadar. Umarım faydalı olmuştur. Merak ettiğiniz kısımlar olur ise lütfen yorumlara yazınız.

Can

can

can

Leave a Reply